Budżet domowy, cz. II - Weryfikacja wydatków i modyfikacje budżetu

Masz pięknie zaplanowany budżet domowy? Teraz czas zderzyć go z życiem. Czy faktycznie wasze koszty są takie jak zaplanowaliście? Czy nie za często zdarzają się nieprzewidziane wydatki? I co z robić, kiedy teoria nie pasuje do faktów?

W pierwszym artykule o budżecie domowym zajęliśmy się planowaniem comiesięcznych wydatków. Przypomnę pokrótce główne kroki, po szczegóły odsyłam do podlinkowanego tekstu:

  1. Ustal jakie masz miesięczne dochody, co może być skomplikowane w przypadku osób, u których ważnym składnikiem pensji są premie lub prowadzą działalność gospodarczą.
  2. Zaplanuj przeznaczenie każdej złotówki, co nie oznacza wydaj każdą złotówkę. Oszczędności też są przeznaczeniem.
  3. Uszereguj kategorie wydatków od najważniejszej do najmniej ważnej.

Dziś zajmiemy się tym, co fachowo nazywa się wykonaniem budżetu, czyli sprawdzimy jak rzeczywiste przychody i wydatki mają się do pięknie zaplanowanych, okrągłych liczb. Na początek jednak małe zastrzeżenie.

Pamiętaj, to o czym piszę wynika w dużej mierze z moich doświadczeń, ale i z porad autorytetów w dziedzinie finansów osobistych. Jednak zawsze traktuj to jako punkt wyjścia, nigdy jako zestaw zamkniętych i nienaruszalnych reguł. Ostatecznie tylko ty i partner/partnerka odpowiadacie za stan waszych domowych finansów i wasz budżet domowy ma być skrojony dokładnie pod wasze potrzeby, a nie pod arbitralne wymogi jakiegoś gościa z serwisu Mysaver.pl.

Wykonanie budżetu, czyli zbieraj paragony

Istnieje dużo różnych możliwości ewidencjonowania wydatków. Konserwatyści mają znaną od pokoleń metodę, czyli zeszyt i długopis. Jednak w XXI w. prostszym i szybszym sposobem będzie sporządzanie zestawienia w formie cyfrowej.

Goldenmark

 

Na początek mamy do dyspozycji programy banków. Wiele instytucji finansowych udostępnia za darmo w ramach ROR narzędzie, które ewidencjonuje wydatki i automatycznie przypisuje je do odpowiednich kategorii. Jednak z reguły mają one kilka wad. Po pierwsze są mało elastyczne, np. w kwestii wspomnianych kategorii. Po drugie nie ewidencjonują wydatków gotówkowych, a tylko te poczynione przelewem lub kartą płatniczą. Po trzecie z reguły nie umożliwiają porównania wydatków z zaplanowanym budżetem.

Można również skorzystać z wyspecjalizowanych programów do planowania finansowego. Najlepiej oceniany jest Microsoft Money (żeby było jasne, to nie reklama, a autor ani portal Mysaver.pl nie mają z tytułu wspomnienia tego programu żadnych korzyści), ale istnieje również sporo konkurencyjnych. Microsoft Money jest bezpłatny, ale nie jest już rozwijany. Niektóre inne konkurencyjne rozwiązania są płatne.

Opcja, do której zachęcam, to zwykły arkusz kalkulacyjny z pakietu biurowego. Nie musi to być płatny pakiet, istnieją również darmowe alternatywy, do naszych celów w zupełności wystarczające. W końcowej części tekstu znajdziecie przykładowy arkusz do pobrania wraz z instrukcją, jak z niego korzystać. Oczywiście, jak zawsze, zachęcam do jego modyfikowania pod własne potrzeby.

Kiedy już wybierzesz sposób ewidencjonowania wydatków, zacznij zbierać paragony. Początkowo możesz o tym zapominać, ale szybko nabierzesz takiego odruchu. Pamiętaj, że każdy przedsiębiorca, od którego nabywasz towar lub usługę, ma obowiązek wydać ci paragon, rachunek lub (na żądanie) fakturę VAT, więc nie wstydź się o nie upomnieć.

Wydatki możesz spisywać codziennie, ale to dość uciążliwe. Lepiej wyznaczyć sobie stały dzień w tygodniu, kiedy przeprowadzasz tę operację. Każdy, nawet najmniejszy wydatek musi zostać wpisany i przypisany do odpowiedniej kategorii. Pamiętaj o wydatkach, na które nie dostaniesz paragonu. Będzie to np. czynsz czy zakupy od osoby prywatnej na portalu aukcyjnym. Zawsze sprawdź historię wydatków na koncie i karcie płatniczej, żeby niczego nie przegapić. Nie zapomnij o przelewach na konta oszczędnościowe, emerytalne i oszczędności celowe.
Po spisaniu wydatków przychodzi czas na ich weryfikację.

Weryfikacja budżetu, czyli co zrobić gdy teoria nie zgadza się z faktami

Kiedy już spiszesz wszystkie wydatki, możesz je porównać z założonymi na początku miesiąca poziomami.

Pierwszy, najlepszy przypadek, to sytuacja, kiedy wydatki mniej więcej odpowiadają planom. Mniej więcej, bo jeśli na żywność zaplanujesz 800 zł, to szanse że wydasz właśnie tyle są minimalne. Pewnie będzie to coś w stylu 796,34 zł. Co to oznacza? Tyle że budżet jest dobrze zaplanowany, a ty i partner/partnerka możecie sobie spokojnie pogratulować i przepisać te wartości na kolejny miesiąc.

Drugi, również pozytywny efekt, to wydatki mniejsze niż założone. Co z dodatkowymi pieniędzmi? Ja zawsze przeznaczam je na dodatkowe oszczędności, ale można część przeznaczyć na oszczędności, a część wydać na jakieś przyjemności. Taka nagroda za dobre sprawowanie 🙂 Trzecią opcją jest przełożenie tych pieniędzy na kolejny miesiąc w tej samej kategorii. Tzn. jeśli wydatki na ubrania były o 200 zł mniejsze niż zaplanowane, to w przyszłym miesiącu można dołożyć do budżetu ubraniowego 200 zł. Może to pozwolić na zakup jakiejś droższej rzeczy.

Czy w takim razie należy zmodyfikować plan wydatków? Z tym ostrożnie. Jeśli kwota utrzymuje się poniżej zaplanowanej przez kilka miesięcy z rzędu to warto zmienić plan wydatków, bo zapewne coś przeszacowaliście. Jednak jednorazowy spadek może po prostu oznaczać, że (trzymając się kategorii jedzenia) duże zakupy w markecie wypadły w ostatnim dniu poprzedniego miesiąca, więc w tym miesiącu były pozornie niższe. Wnioski można wyciągać dopiero z kilkumiesięcznej średniej.

Niestety nadejdzie i taki dzień, że wydatki przekroczą zaplanowany poziom. To już sygnał ostrzegawczy. Pół biedy, jeśli był to nagły i jednorazowy wydatek (np. awaria samochodu). Wówczas należy go sfinansować z funduszu bezpieczeństwa, który w kolejnych miesiącach się odbuduje.

Są też jednorazowe wydatki, na które oszczędzaliście cały rok w funduszach celowych, jak prezenty świąteczne czy wakacje. W takim miesiącu dopiszcie do budżetu po stronie dochodowej wszystkie oszczędności zgromadzone na ten cel i sprawdźcie jedynie, czy nie przekroczyliście tej wartości.
Jeśli jednak nie zmieściliście się w limicie wydatków w jakiejś kategorii, należy usiąść do analizy. Skąd te wyższe wydatki? Czy to efekt przypadkowej kumulacji na przełomie miesięcy (którą odbijecie sobie w kolejnym miesiącu) czy jednak założony limit był za niski? Czy można jakoś obniżyć wydatki w tej kategorii?

Jakoś trzeba pokryć te nadmiarowe wydatki. Wersja optymistyczna: w innej kategorii były one mniejsze. Np. byliście zdrowi i nic nie wydaliście na lekarstwa. Wówczas przesuwacie pieniądze z leków na żywność lub odwrotnie, w zależności od potrzeb (ale tylko w tym miesiącu, zaraz dojdziemy do kolejnych). Jeśli jednak jest tego więcej, to tniemy wydatki na inne kategorie, zaczynając od tych najmniej ważnych. Po to właśnie przy budżecie ustalaliśmy hierarchię wydatków.

Na kolejny miesiąc należy zwiększyć limit na daną kategorię. Tu nie ma co czekać na wyniki z kilu miesięcy, chyba że masz stuprocentową pewność, że ten wzrost to przypadkowy efekt. Ale skąd wziąć dodatkowe pieniądze? To proste: tniesz najmniej istotne limity z budżetu. Jeśli najmniej istotne są dla ciebie oszczędności na wakacje, to część z nich przeznaczasz na żywność itd.

Warto jednak zastanowić się, czy nie znajdziecie jakiegoś sposobu na obniżenie wydatków w danej kategorii? A może jakieś dodatkowe źródło dochodów?

Idealnie byłoby, gdyby twój budżet miał minimalną nadwyżkę, to znaczy wydatki utrzymywały się kilka procent poniżej zaplanowanych (jeśli są jeszcze niższe, to znaczy że źle planujesz). Pierwsze kilka miesięcy będzie ciągłym manipulowaniem przy limitach wydatków, ale po pewnym czasie budżet się ustabilizuje, a planowanie i weryfikacja stanie się twoją drugą naturą.

Powodzenia!

Przykładowy arkusz kalkulacyjny

Poniższy arkusz to przykładowy schemat spisywania wydatków, podobny do stosowanego przeze mnie. Używaj go w takiej formie, potraktuj jako inspirację do stworzenia własnego lub modyfikuj do woli.

Pobierz plik

Krótka instrukcja obsługi:

  1. Plik zawiera rozpisany budżet domowy według wzoru podanego w poprzednim artykule. Przede wszystkim wprowadź własne kategorie i własne wartości. Uwaga! Kategorie powinny mieć taką samą, możliwie krótką nazwę we wszystkich trzech tabelach i znajdować się na tym samym miejscu (jeśli "jedzenie" jest pierwszą kategorią, nich będzie pierwsze we wszystkich tabelach itd.).
  2. W kolumnach A-D wpisujesz wszystkie wydatki. W kolumnie "D" nazwa kategorii musi (co do znaku) odpowiadać nazwie z kolumny "I" (tabela "Wykonanie"). Jeśli nie zrobisz literówki, to kwota od razu pojawi się w odpowiedniej rubryce w tabeli "Wykonanie", zsumowana z innymi kwotami z tej kategorii.
  3. W tabeli "Pozostało" automatycznie pojawi się kwota, która pozostała do wydania w każdej kategorii. Jeśli przekroczysz limit wydatków, pojawi się kwota ujemna (o taką kwotę limit został przekroczony), a komórka zmieni automatycznie kolor na czerwony.

 

fot. obsidianphotography, pixabay.com, CC0

Krzysztof Krzemień