Wydawałby się, że choć żyjemy w erze cyfrowej, wszystko przenosząc do internetu bądź na elektroniczne nośniki, nie musimy przetrzymywać w fizycznej formie jakichkolwiek dokumentów. Niestety, wciąż część z nich trzymać musimy w papierze i przechowywać w domowych segregatorach.
Podstawową kwestią dotyczącą przechowywania dokumentów i ich ewentualnej likwidacji (o samym niszczeniu za chwilę), są przepisy dotyczące zeznań podatkowych. W tym przypadku prawo jednoznacznie określa zarówno czas, przez jaki powinniśmy być w posiadaniu, jak i rodzaje materiałów, których nie powinniśmy się pozbywać.
Rozliczanie PIT-ów
PIT-y, czyli roczne zeznania podatkowe bezwzględnie archiwizować musimy przez pięć lat. Uwaga, nie dotyczy to jednak roku, za który się rozliczamy. Pięć lat liczone jest od daty faktycznego złożenia dokumentów – te, które będziemy składać do końca kwietnia tego roku, wyrzucić (lepiej zniszczyć), będziemy mogli dopiero w styczniu 2024 roku.
Zobacz także: Jak dostać wyższy zwrot z PIT?
Kolejną ważną kwestią związaną z przechowywaniem dokumentów jest to, że nie wystarczy jedynie zachowanie samego zeznania podatkowego. Do całego kompletu papierów, które musimy zostawić, zaliczają się także inne deklaracje, rachunki, na podstawie których występowaliśmy o podatkową ulgę oraz oczywiście pocztowe bądź elektroniczne potwierdzenie nadania tych dokumentów.
Szczegółowo kwestię terminu określa ustawa ordynacja podatkowa, która jasno mówi właśnie o pięcioletnim okresie przedawnienia. W praktyce oznacza to, że po upływie tego czasu – przypomnijmy, liczonego od momentu złożenia zeznania, a nie roku, którego rozliczenie dotyczy – urząd skarbowy nie może już nas skontrolować. Z drugiej jednak strony warto wszystkie te dokumenty mieć mimo wszystko zarchiwizowane w formie elektronicznej. Co jest tym łatwiejsze, że coraz większa liczba podatników rozlicza się już przecież wyłącznie drogą elektroniczną.
Jak długo trzymać inne dokumenty?
W odniesieniu do innego typu dokumentów – umów, rachunków czy faktur – należy kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Oczywiście część terminów determinują przepisy bądź same zapisy, np. umów. Jeśli zawieramy umowę kredytową, trzymajmy ją tak długo, aż do końca spłacimy zobowiązanie. Podobnie rzecz dotyczy gwarancji na zakupione przedmioty (dokumenty przetrzymujmy do czasu trwania okresu gwarancyjnego) oraz polis ubezpieczeniowych.
Tych dokumentów strzec musimy jak oka w głowie, ponieważ są one podstawowym dowodem, że coś w ogóle miało miejsce. Większym wyzwaniem są np. polisy zawierane na długi czas czy umowy na zaciągnięcie kredytu hipotecznego. We wszystkich tych przypadkach musimy posiadać dokumenty, na których widnieją podpisy wszystkich stron i nie mogą być to skany bądź kopie.
Jak niszczyć dokumenty?
Pytanie pewnie dla większości z nas retoryczne – skutecznie. W odniesieniu do wszelkiego rodzaju pitów, umów, rachunków i faktur wszystkie dokumenty trafiać powinny najlepiej do niszczarki. Oczywiście niektórzy wybierają nieco łatwiejszą i tańszą drogę, paląc sterty papierów. Pozostawiają z boku to, w jaki sposób zniszczymy dokumenty i czy jest to np. ekologiczne rozwiązanie, pamietać musimy o zwracaniu uwagi na dane osobowe lub inne ważne informacje (np. finansowe), które znajdują się nie tylko na pitach.
Często zdarza się tak, że na śmietnik (nie do niszczarki) trafiają np. kartony z paczek, które odbieramy na poczcie czy w paczkomacie. Nie zawsze pamiętamy jednak, żeby skutecznie zamazać lub oderwać naklejkę, na której znajdują się nasze dane osobowe – imię i nazwisko, adres, ale często też numer telefonu i adres mailowy.
Niestety żyjemy w czasach, w których takie informacje trafić mogą w ręce nieodpowiednich osób, które będą potrafiły z tych danych zrobić pożytek. Zestawienie adresu mailowego z adresem domowym i np. numerem telefonu może być dla hakerów czy złodziei furtką, której otwarcie może mieć dla nas fatalne w skutkach konsekwencje.
Nie chodzi oczywiście w tym przypadku o malowanie diabła na ścianie i wpadanie w paranoję. Warto jednak pamiętać, że jeśli decydujemy się już na pozbycie jakiś dokumentów, musimy zwracać uwagę, aby niszczyć je skutecznie, właśnie ze względu na ochronę danych osobowych nie tylko swoich, ale i wszystkich osób raz podmiotów, których dane w tych dokumentach się znajdują.